O mundo atual está cada vez mais conectado por meio da internet em seus computadores e celulares, isso não é diferente para as empresas.
Com o passar dos anos, e com ele a evolução da tecnologia, pede que os negócios acompanhem esse crescimento ou fiquem para trás. A partir dessas inovações constantes, surgem as maneiras, cada vez mais novas e diferentes, de estarmos ligados aos nossos colegas, sejam eles de diversos lugares como a família, amigos de infância, da faculdade ou de trabalho.
A comunicação interna de uma empresa se faz tão necessária quanto a externa. Imagine uma empresa em que os funcionários não conversem e não atualizem as atividades feitas e as que precisam ser feitas, ninguém sairia do lugar, certo???
Então, para facilitar a comunicação, e evitar o transtorno de ser somente presencial, muitos negócios utilizam ferramentas para isso e até mesmo para efetuar o trabalho no aconchego e conforto de seu lar, as quais citarei neste artigo.
O que é home office?
Mas para falar de trabalho em casa, é necessário explicar o que é home office. O termo, diferente de sua tradução literal ao nosso idioma, não significa somente trabalho em casa, mas um trabalho efetuado fora do escritório.
O termo correto, em português é trabalho remoto, a distância ou, o até mesmo trabalho portátil. Podendo ser em locais, como cafés, parques, shoppings, espaços de coworking e em sua casa, só depende de onde se sinta mais confortável para fazê-lo.
Muitas empresas aderiram ao home office por ser mais prático e acessível a diversas realidades. O Itaú Unibanco, o Google, o LinkedIn e até a Amazon promovem o trabalho remoto como uma opção aos seus colaboradores.
Mas não pense que é simples concluir com êxito suas tarefas remotamente, dentre as dificuldades que poderá encontrar, a falta de rotina é uma das mais cruciais. Ao seguir uma rotina incluindo suas tarefas de trabalho, de casa, da faculdade e outras, você terá menos problemas com esse método.
Ferramentas para trabalhar a distância
Com a criação de redes sociais para as pessoas conversarem, postarem notícias, imagens, vídeos, piadas e o que quiserem, o meio empresarial não ficou de fora possuindo redes sociais empresariais, as quais são implementadas em aproximadamente 42% dos negócios, aponta uma pesquisa realizada pela Gate House no Reino Unido.
As ferramentas utilizadas para, não só comunicação, mas home office num geral, possuem diversas interfaces. Algumas tem carinha de rede social, onde as pessoas postam, curtem e comentam, outras preferem utilizar como base o sistema Kanban e aquelas que decidem seguir seu próprio design.
Redes Sociais Corporativas
1.Yammer
Com o Yammer, você possui uma rede social voltada a área corporativa, ou seja, você possui a possibilidade de postar, curtir, comentar publicações, criar grupos de projetos e áreas, seguir os colegas de trabalho e até seguir hashtags. Essa ferramenta faz parte do pacote Office 365, porém é pouco utilizada no Brasil. Empresas como a DBS, British Airways e muitas outras usam esse sistema.
2.Workplace
Criado pelo Facebook, o Workplace é uma rede social com a carinha do Facebook, mas com uma conta desvinculada de sua criadora. Nessa plataforma podemos além de publicar em nosso feed de notícias ou em grupos, podemos iniciar chamada de voz e vídeo, enviar áudio, GIF’s e até figurinhas no bate-papo.
Nossa empresa aderiu a essa ferramenta, a qual se tornou nosso principal local de comunicação. Temos grupos para os projetos que efetuamos, para as áreas e também para eventos que participamos. Para facilitar o acesso, o sistema está disponível para Android e iOS, ou seja, estando dentro ou fora do escritório, a comunicação se faz totalmente possível.
3.Slack
Diferente dos anteriores, essa ferramenta tem o enfoque na comunicação. Apresenta a possibilidade de conversar com seus colegas de trabalho e até mesmo com pessoas de fora da equipe, como clientes, fornecedores e parceiros. Podem ser feitas chamadas de voz e vídeo, podendo até compartilhar a tela para efetuar uma melhor apresentação.
Para enviar PDFs e documentos, é fácil com o seu mecanismo de arrastar e soltar, podendo até receber feedbacks sobre seu trabalho e acompanhar o seu progresso. Essa ferramenta faz integração com Google Drive, Trello e Office 365.
4.MailChimp
Essa ferramenta de e-mail marketing (técnica de marketing digital baseada no disparo de e-mails) possibilita criação de cadência de e-mail e do seu controle.
Com ele você pode criar uma lista de contatos (composta pelos seus leads), crie segmentos para os seus destinatários (elabore conjuntos de categorias com base nas características de seus leads) como um para restaurantes, ou para CEO’s, depende do que você quer atingir, se é um cargo das diversas empresas ou as categorias dos negócios. Defina índices a serem avaliados e templates de e-mails.
Essa é uma maneira mais rápida de atingir o seu público sem ter que despender capital para anúncios em redes sociais, por exemplo.
5.Ferramentas atreladas ao e-mail
E-mails como o Gmail e o Outlook possuem algumas ferramentas atreladas a eles, como o Docs e o Word, o Sheet e o Excel, o Slides e o Power Point, Drive e OneDrive.
Disponibilizam também ferramentas como o Google Agenda e o Google Calendar, ou Microsoft Exchange, ambos possuem características semelhantes, o calendário, mas suas diferenças como o Exchange tem seu enfoque em ser um aplicativo de e-mail com o calendário integrado e o Google possui suas ferramentas de calendário que podem ser sincronizadas ao seu e-mail.
6.Unroll.me
Tem a função de rastrear de onde vem o e-mail, possibilitando permanecer com a assinatura ou se descadastrar. Para aqueles que decidiu continuar, ele reúne todos em um único e-mail que pode escolher quando deseja recebê-lo.
E também pensando nos possíveis erros ou indecisões, você pode voltar com assinaturas bloqueadas antes e sempre editar essa lista quando quiser.
Software de gerenciamento de projetos
7.Bitrix24
Não é somente focada em gerenciar projetos, essa ferramenta possui várias aplicações, como uma ferramenta CRM, uma para gerir tarefas, para compartilhar documentos e armazenar na nuvem.
Possui uma vantagem de plano gratuito para até 12 usuários. Possui ferramenta para criação de site, sem necessitar de conhecimento prévio de programação. Para a comunicação interna possui bate-papo, a possibilidade de enviar e-mail e fazer chamadas.
8.Asana
Gerencie tarefas, projetos pessoais e de outros colaboradores, incluindo suas tarefas e o tempo a ser levado. Para uma tarefa, você pode colocar mais de um colaborador, adicionar selos/rótulos para o tipo de tarefa e anexar arquivos. Elas podem ficar listadas com o método “To Do, Doing, Done” ou de outras maneiras escolhidas por você.
Ferramentas para videoconferência
9.Skype
Além de efetuar vídeo chamada com o compartilhamento de tela, o Skype possibilita fazer reuniões, enviar mensagens de texto e arquivos. Possui versão para Android e iOS e planos para empresas para que seja possível estarem mais de 200 usuários numa mesma chamada.
10.Hangouts Meet
Uma das três versões que a Google possui para chat e videoconferência. O Hangouts Meet e o Hangouts Chat diferem-se do Hangouts por conta de seu público, já que os primeiros são voltados para o uso profissional e o Hangouts para uso pessoal.
11.Zoom Meetings
Além de possuir as opções de videoconferência e envio de mensagens de texto, essa ferramenta possui a possibilidade de salvar a reunião na nuvem e pode enviar o link por e-mail.
Existe a possibilidade de deixar o link da reunião no invite do Google Calendar, para que a pessoa tenha o acesso mesmo antes de começar. Podem ser realizados webinars, ou seja reuniões ao vivo para um grupo alto de pessoas.
Software de acompanhamento e delegação de tarefas
12.Trello
Utilizando a metodologia Kanban, sendo uma maneira visual de guiar seu trabalho, além de dispor um melhor controle e a maximização da produtividade e da eficiência. Um dos fluxos mais usuais é o “To do, Doing, Done”, o qual divide as tarefas as três segmentos, as tarefas feitas, as que estão sendo efetuadas e as que serão feitas.
Aplicativo para a gestão de compromissos
<a href=”https://br.freepik.com/fotos-vetores-gratis/calendario”>Calendário vetor criado por stories – br.freepik.com</a>
13.Microsoft To Do
Além do Google Calendar, Trello e outros citados, temos essa ferramenta que possibilita a criação de uma lista de tarefas onde você pode acrescentar alarmes, anexar arquivos, transferir para outras listas e pode sincronizar com sua conta Google, do Facebook e da própria Microsoft.
Ferramenta de time tracking
14.Forest
Criado para pessoas com dificuldade em se concentrar, o Forest criou uma maneira visual e divertida de concluir suas tarefas sem desfocar com mensagens do celular. Utiliza o mesmo método que a nossa empresa, o de gamificação, onde você ganha algo após concluir com êxito sua tarefa de não mexer no celular.
Você estipula um tempo para não mexer no dispositivo e, com base nele, será cultivado uma espécie de planta, podendo ser um arbusto com curtos períodos de tempo ou árvores com tempos maiores.
Se não cumprir, a plantinha morrerá e na sua floresta ficará exposta. Para novas espécies de árvores, você pode acumular moedas para comprá-las. Ficou muito mais divertido se concentrar.
Ferramenta de gestão de finanças
15.Organizze
Para a gestão de finanças, essa ferramenta pode ser um grande amigo. Possui conversão de moeda e a possibilidade de criar categorias para acompanhar contas, aluguel, recebimentos e mais.
Gera gráficos simples para um acompanhamento mais visual, possibilita colocar alarmes para as datas de vencimento de débitos, por exemplo.
O Organizze te auxilia no gerenciamento de contas, na economia para alcançar metas estabelecidas, controle de cartões e ainda possui a vantagem de sincronizar seu históricos com sua conta bancária.
O tipo de ferramenta será escolhido com base em suas necessidades, se não gostar das apresentadas acima, não é culpa de ninguém, só significa que ela não era a que se encaixava contigo. Não brigue com ela, okay?
Ao iniciar a utilização dessas plataformas, sua produtividade aumentará e será muito mais simples trabalhar remotamente. Muitas delas eu uso no meu dia a dia e espero que elas tenham tanto significado para você como tem para mim.
Ferramentas para trabalhar a distância
Com a criação de redes sociais para as pessoas conversarem, postarem notícias, imagens, vídeos, piadas e o que quiserem, o meio empresarial não ficou de fora possuindo redes sociais empresariais, as quais são implementadas em aproximadamente 42% dos negócios, aponta uma pesquisa realizada pela Gate House no Reino Unido.
As ferramentas utilizadas para, não só comunicação, mas home office num geral, possuem diversas interfaces. Algumas tem carinha de rede social, onde as pessoas postam, curtem e comentam, outras preferem utilizar como base o sistema Kanban e aquelas que decidem seguir seu próprio design.
Redes Sociais Corporativas
1.Yammer
Com o Yammer, você possui uma rede social voltada a área corporativa, ou seja, você possui a possibilidade de postar, curtir, comentar publicações, criar grupos de projetos e áreas, seguir os colegas de trabalho e até seguir hashtags. Essa ferramenta faz parte do pacote Office 365, porém é pouco utilizada no Brasil. Empresas como a DBS, British Airways e muitas outras usam esse sistema.
2.Workplace
Criado pelo Facebook, o Workplace é uma rede social com a carinha do Facebook, mas com uma conta desvinculada de sua criadora. Nessa plataforma podemos além de publicar em nosso feed de notícias ou em grupos, podemos iniciar chamada de voz e vídeo, enviar áudio, GIF’s e até figurinhas no bate-papo.
Nossa empresa aderiu a essa ferramenta, a qual se tornou nosso principal local de comunicação. Temos grupos para os projetos que efetuamos, para as áreas e também para eventos que participamos. Para facilitar o acesso, o sistema está disponível para Android e iOS, ou seja, estando dentro ou fora do escritório, a comunicação se faz totalmente possível.
3.Slack
Diferente dos anteriores, essa ferramenta tem o enfoque na comunicação. Apresenta a possibilidade de conversar com seus colegas de trabalho e até mesmo com pessoas de fora da equipe, como clientes, fornecedores e parceiros. Podem ser feitas chamadas de voz e vídeo, podendo até compartilhar a tela para efetuar uma melhor apresentação.
Para enviar PDFs e documentos, é fácil com o seu mecanismo de arrastar e soltar, podendo até receber feedbacks sobre seu trabalho e acompanhar o seu progresso. Essa ferramenta faz integração com Google Drive, Trello e Office 365.
4.MailChimp
Essa ferramenta de e-mail marketing (técnica de marketing digital baseada no disparo de e-mails) possibilita criação de cadência de e-mail e do seu controle.
Com ele você pode criar uma lista de contatos (composta pelos seus leads), crie segmentos para os seus destinatários (elabore conjuntos de categorias com base nas características de seus leads) como um para restaurantes, ou para CEO’s, depende do que você quer atingir, se é um cargo das diversas empresas ou as categorias dos negócios. Defina índices a serem avaliados e templates de e-mails.
Essa é uma maneira mais rápida de atingir o seu público sem ter que despender capital para anúncios em redes sociais, por exemplo.
5.Ferramentas atreladas ao e-mail
E-mails como o Gmail e o Outlook possuem algumas ferramentas atreladas a eles, como o Docs e o Word, o Sheet e o Excel, o Slides e o Power Point, Drive e OneDrive.
Disponibilizam também ferramentas como o Google Agenda e o Google Calendar, ou Microsoft Exchange, ambos possuem características semelhantes, o calendário, mas suas diferenças como o Exchange tem seu enfoque em ser um aplicativo de e-mail com o calendário integrado e o Google possui suas ferramentas de calendário que podem ser sincronizadas ao seu e-mail.
6.Unroll.me
Tem a função de rastrear de onde vem o e-mail, possibilitando permanecer com a assinatura ou se descadastrar. Para aqueles que decidiu continuar, ele reúne todos em um único e-mail que pode escolher quando deseja recebê-lo.
E também pensando nos possíveis erros ou indecisões, você pode voltar com assinaturas bloqueadas antes e sempre editar essa lista quando quiser.
Software de gerenciamento de projetos
7.Bitrix24
Não é somente focada em gerenciar projetos, essa ferramenta possui várias aplicações, como uma ferramenta CRM, uma para gerir tarefas, para compartilhar documentos e armazenar na nuvem.
Possui uma vantagem de plano gratuito para até 12 usuários. Possui ferramenta para criação de site, sem necessitar de conhecimento prévio de programação. Para a comunicação interna possui bate-papo, a possibilidade de enviar e-mail e fazer chamadas.
8.Asana
Gerencie tarefas, projetos pessoais e de outros colaboradores, incluindo suas tarefas e o tempo a ser levado. Para uma tarefa, você pode colocar mais de um colaborador, adicionar selos/rótulos para o tipo de tarefa e anexar arquivos. Elas podem ficar listadas com o método “To Do, Doing, Done” ou de outras maneiras escolhidas por você.
Ferramentas para videoconferência
9.Skype
Além de efetuar vídeo chamada com o compartilhamento de tela, o Skype possibilita fazer reuniões, enviar mensagens de texto e arquivos. Possui versão para Android e iOS e planos para empresas para que seja possível estarem mais de 200 usuários numa mesma chamada.
10.Hangouts Meet
Uma das três versões que a Google possui para chat e videoconferência. O Hangouts Meet e o Hangouts Chat diferem-se do Hangouts por conta de seu público, já que os primeiros são voltados para o uso profissional e o Hangouts para uso pessoal.
11.Zoom Meetings
Além de possuir as opções de videoconferência e envio de mensagens de texto, essa ferramenta possui a possibilidade de salvar a reunião na nuvem e pode enviar o link por e-mail.
Existe a possibilidade de deixar o link da reunião no invite do Google Calendar, para que a pessoa tenha o acesso mesmo antes de começar. Podem ser realizados webinars, ou seja reuniões ao vivo para um grupo alto de pessoas.
Software de acompanhamento e delegação de tarefas
12.Trello
Utilizando a metodologia Kanban, sendo uma maneira visual de guiar seu trabalho, além de dispor um melhor controle e a maximização da produtividade e da eficiência. Um dos fluxos mais usuais é o “To do, Doing, Done”, o qual divide as tarefas as três segmentos, as tarefas feitas, as que estão sendo efetuadas e as que serão feitas.
Aplicativo para a gestão de compromissos
13.Microsoft To Do
Além do Google Calendar, Trello e outros citados, temos essa ferramenta que possibilita a criação de uma lista de tarefas onde você pode acrescentar alarmes, anexar arquivos, transferir para outras listas e pode sincronizar com sua conta Google, do Facebook e da própria Microsoft.
Ferramenta de time tracking
14.Forest
Criado para pessoas com dificuldade em se concentrar, o Forest criou uma maneira visual e divertida de concluir suas tarefas sem desfocar com mensagens do celular. Utiliza o mesmo método que a nossa empresa, o de gamificação, onde você ganha algo após concluir com êxito sua tarefa de não mexer no celular.
Você estipula um tempo para não mexer no dispositivo e, com base nele, será cultivado uma espécie de planta, podendo ser um arbusto com curtos períodos de tempo ou árvores com tempos maiores.
Se não cumprir, a plantinha morrerá e na sua floresta ficará exposta. Para novas espécies de árvores, você pode acumular moedas para comprá-las. Ficou muito mais divertido se concentrar.
Ferramenta de gestão de finanças
15.Organizze
Para a gestão de finanças, essa ferramenta pode ser um grande amigo. Possui conversão de moeda e a possibilidade de criar categorias para acompanhar contas, aluguel, recebimentos e mais.
Gera gráficos simples para um acompanhamento mais visual, possibilita colocar alarmes para as datas de vencimento de débitos, por exemplo.
O Organizze te auxilia no gerenciamento de contas, na economia para alcançar metas estabelecidas, controle de cartões e ainda possui a vantagem de sincronizar seu históricos com sua conta bancária.
O tipo de ferramenta será escolhido com base em suas necessidades, se não gostar das apresentadas acima, não é culpa de ninguém, só significa que ela não era a que se encaixava contigo. Não brigue com ela, okay?
Ao iniciar a utilização dessas plataformas, sua produtividade aumentará e será muito mais simples trabalhar remotamente. Muitas delas eu uso no meu dia a dia e espero que elas tenham tanto significado para você como tem pa
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