Como já definido no texto“Veja na prática o que é mapeamento de processos”, o mapeamento de processos é uma técnica utilizada por empresas de todos os ramos que permite melhorar o entendimento e o controle sobre o negócio, por meio da visualização dos fluxos de operações que reproduzem os processos com regularidade e clareza.
O foco desse texto, no entanto, é a aplicação dessa técnica na indústria, ou seja, o Mapeamento de Processos Industrial que está diretamente relacionado com uma das principais missões das empresas, sejam estas grandes, médias ou pequenas: a otimização de seu processo de produção.
Mapeamento de processos industrial
A quantidade de processos em indústrias geralmente é alta e os maquinários e pessoas incluídas nesses mesmos processos são igualmente grandes. Justamente por isso o mapeamento de processos industrial se faz necessário, para contribuir com a compreensão dos membros quanto a importância de cada processo, o porquê de sua existência e qual a melhor maneira de rodá-lo.
Além disso, esta metodologia permite enxergar de maneira clara forças, fraquezas e oportunidades de melhorias, como gargalos, retrabalho, redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços e atividades que não agregam valor ao produto final, possibilitando melhorias contínuas capazes de aumentar a performance do seu negócio.Por fim, permite uma padronização de processos, o que é de extrema importância quando o assunto é produtividade.
Quando falamos de Mapeamento de Processos Industriais entretanto, existem certas particularidades em cada etapa, já que a utilização de maquinário e o envolvimento de processos manuais são atividades comuns nesse ramo.
Etapas do MPI
Identificando processos industriais
Inicialmente, deve-se fazer a identificação dos processos industriais envolvidos, que nada mais são que as etapas de transformação de matérias primas, convertendo-as em diferentes classes de produtos. Através destes processos, é possível alterar diversas características da matéria prima, como tamanho, forma e até mesmo a cor.
Neste ponto a separação dos processos, seja por agentes envolvidos, normas que os circundam ou área de atuação, se mostra uma estratégia eficaz para entender quais e quantos são estes processos.
Início/fim de um processo
Como já dito, processos existem para transformar matérias primas. De uma forma mais técnica, podemos dizer que o objetivo de um processo é transformar uma entrada em saída mas sendo que ambas podem ser física ou em forma de dados e informações.
Dessa forma, consideramos o inicio de um processo justamente quando há a entrada mas que pode variar desde um pedido até o fim de um outro processo. O fim do processo ocorre exatamente quando há a produção da saída.’
Reconhecendo seus objetivos
Após identificar o processo e seus respectivos início e fim, faz-se necessário definir os objetivos de cada um deles. Para isso, é preciso segmentá-los por função para que assim sejam evitadas duplicação de processos e consequente retrabalho (um dos sete maiores desperdícios segundo a metodologia Lean) causador de perda de eficiência em sua empresa.
Fluxograma
Desenhar o mapa de processos é uma das etapas mais importantes quando falamos de mapeamento de processos, seja ele industrial ou não. O fluxograma é uma das tantas formas do mapeamento de trazer as informações recolhidas nos passos anteriores. De uma forma geral apresenta algo de forma gráfica. Mais especificamente no mapeamento, a ideia é que o fluxograma represente as tarefas e quem são os responsáveis por elas.
Essa documentação dos processos é de suma importância para que os colaboradores consigam internalizar os procedimentos.
Análise crítica do processo
Nesta fase precisamos ter um olhar crítico sobre os processos: Mais o que isso quer dizer? Quer dizer que devemos investigar a importância de todas etapas do processo. Buscando entender se todos são necessários ou não, procurar por possíveis otimizações em tempo e também em custos e procurar colocar em prática conceitos da metodologia Lean.
Entender todos os caminhos existentes para chegar naquele resultado é de extremo valor para analisar criticamente os processos atualmente em vigor na sua empresa. Só desta maneira é possível definir qual o melhor forma de alcançar o resultado pretendido. Além disso, desta maneira, podemos identificar tudo o que funciona, o que não funciona e as melhorias necessárias em cada uma das atividades que compõem o processo.
Nesta etapa estão presentes as grandes oportunidades deste método: eliminar todo e qualquer tipo de gargalo, atraso, inconformidade e outras falhas e problemas de diferentes naturezas que possam existir em seus processos. Aqui, é possível entender as causas e consequências das imperfeições encontradas montar um plano de ação para corrigi-las
Outro ponto crítico desta etapa é a identificação das chamadas atividades críticas e também daquelas que mais agregam valor ao seu produto/processo.
Propor melhorias
Após a análise crítica, é chegada a hora de entender o que está errado e quais melhorias podem ser feitas. Para que essa fase seja eficaz o primeiro passo é entender quais são as causas raízes das falhas encontradas. Para isso, existem inúmeras formas e metodologias. Uma das mais utilizadas é a dos “5 porquês” que nada mais é que uma maneira de explorar relações de causa e efeito. Essa técnica consiste em perguntar repetidamente: “Por quê?”. É imprescindível que se foque em processos e não em comportamentos, evitando assim conclusões precipitadas.
Os porquês
Exemplificando uma possível situação em que a técnica dos “5 porquês” se aplicaria em uma indústria, temos a seguinte situação problema: Produto com defeito.
Por que temos um produto com defeito? Há problemas na fabricação.
Por que há problemas na fabricação? Uma das máquinas está com defeito.
Por que uma das máquinas está com defeito? Falta de manutenção na mesma.
Por que falta manutenção na máquina? Colaborador não conhecia regras de manutenção.
Por que colaborador não conhecia regras de manutenção? Gestor não disponibilizou o manual de manutenção da máquina.
Usado o método, chegamos na causa raiz do problema e que consiste no fato de o manual de manutenção da máquina não ser disponibilizado e dessa forma é possível propor uma ou mais soluções para esse problema.
Implementação & Monitoramento
Finalmente, seu mapeamento de processos industriais está pronto! O próximo passo é garantir que tudo que foi planejado seja executado visando melhorar todos os resultados da sua empresa.
Por último, o monitoramento dos processos presente na sua empresa precisa ser constante. Sempre que necessário, faça alterações ou desenhe um novo Fluxograma ou Mapa de Processos, pois apenas dessa forma os gestores atuarão na melhoria constante das empresas, aumentando cada vez mais sua competitividade no mercado. Entre em contato para maiores informações!
AUTOR: LEONARDO BARBOSA – Assessor de Vendas
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