Mapeamento de processos é uma técnica utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como o processo funciona e checar se ele cumpre os seus objetivos. Entender o processo por completo é importante pois possibilita a compreensão e é possível, por meio de uma análise, pensar em uma maneira de melhorá-lo, reduzir custos e também identificar gargalos e pontos de desperdício de tempo ou energia.
Mapear processos e analisá-los a fundo , nos mostra os pontos críticos e as principais falhas dentro do processo. Com o mapeamento os funcionários, juntamente com os gestores poderão tomar atitudes assertivas para a melhoria do funcionamento da empresa.
3 ETAPAS DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS
O mapeamento de processos envolve basicamente três etapas :
- Determinar o processo e a ferramenta de mapeamento a ser utilizada
- Definir o nível de detalhamento e as informações necessárias
- Verificar , validar e documentar o mapa do processo
1.Determinar o processo e a ferramenta de mapeamento a ser utilizada
Nessa primeira etapa , para dar início ao mapeamento , devemos identificar o que queremos mapear e porquê. É importante saber onde começa e onde termina cada um dos processos , também conhecidos como limites ou fronteiras do processo.Depois de identificar o processo, é escolhido a ferramenta que auxiliará no mapeamento.
Existem diversas ferramentas para esse objetivo , são elas : SIPOC (que resume as entradas e saídas de um ou mais processos em forma de tabela ) , VSM ( que ajuda na elaboração de um “mapa que mostra como é o fluxo de materiais e informações), BPI ( a sigla vem do inglês Business Process Improvement e está relacionado com a melhoria dos processos) , Fluxogramas e etc.
É necessário entender qual o papel desse processo em análise pois cada processo tem um objetivo específico dentro de uma visão macro de um processo produtivo, mas, que colabora para atingir os objetivos finais.
2.Determinar o nível de detalhamento e as informações necessárias
Entender os limites do processo é muito importante,saber quando iniciam e quando terminam. O início é dado pelo recebimento das entradas (também chamado de input) e o término do processo se dá pela entrega das saídas (também chamado de output).
Uma vez entendido os limites do processo e suas entradas e saídas, bem como o objetivo do mapeamento, o próximo passo é determinar qual o nível de detalhe do mapa do processo. Muitas vezes um nível de detalhamento excessivo pode prejudicar o entendimento, tente priorizar informações relevantes que busquem responder o porque do mapeamento.
3.Verificação , validação e documentação do mapa de processos
Uma vez determinado o nível de detalhamento , a construção do mapa passa constantemente por um processo de verificação e validação. A verificação do mapa é feito com base em uma das ferramentas escolhidas na etapa 1, esse é um passo importante para garantir que nenhum erro de representação foi cometido (ícones, legendas , etc.).
Em geral, existem três versões do processo que está sendo estudado : o que se pensa que ocorre, o que realmente ocorre e o processo que deveria ocorrer. Portanto, a validação é importante para garantir que o mapa construído representa fielmente a realidade do sistema estudado.
Uma das maneiras mais usadas para documentar os processos é por meio de um diagrama, mas também é possível fazer um documento com um texto bem estruturado. É importante que as informações colhidas até o momento sejam documentadas e analisadas, existem alguns tipos de documentos que são entregues nesse passo:
- Visão geral do ambiente de negócio
- Propósito de processo
- Diagrama do processo com a notação BPMN (Business Process Model and Notation – sendo a notação de símbolos mais utilizada para modelar e esquematizar processos)
- Métricas dados e problemas de desempenho
- Principais problemas encontrados no processo
- Riscos e seus impactos nos negócios
- Oportunidades de melhorias
Melhorias
Com o mapa do processo real construído e atualizado , pode-se compreender melhor todo o sistema estudado e chega a hora de ver o que está funcionando e o que não está no processo. Inconformidades, atrasos e gargalos devem ser apontados.
O consultor ou empresa que realiza o mapeamento de processos deve primeiro concentrar – se primeiro no que realmente ocorre no processo para só depois sugerir melhorias, acompanhando constantemente todo o fluxo.
Para buscar soluções, deve-se utilizar como fonte ferramentas de melhorias de processos como PDCA, 5W2H, Matriz gut , etc.
Depois de identificadas as melhorias,é preciso acompanhar as implementações para certificar-se de que as propostas foram condizentes com o processo.
Benefícios
O mapeamento de processos é importante para alcançar uma maior eficiência, independente do tamanho da organização. Você terá total controle sobre cada fase de cada processo em sua empresa, poderá montar uma base sólida com os passos que devem ser seguidas nos processos, tanto operacionais quanto organizacionais e mais alguns outros benefícios que estão listados abaixo:
- Entender e explicar aos seus funcionários sobre a importância da organização e padronização de processos
- Desenhar a situação da sua empresa
- Planejar possíveis melhorias
- Identificar os principais gargalos e desperdícios
No fim, as empresas geram informações e documentos e se tudo isso for armazenado de maneira organizada e sistematizada, as ações futuras serão mais rápidas e assertivas e todos os processos da empresa saem ganhando : vendas, compras, atendimento administrativo e etc.
Por fim, podemos concluir que o mapeamento de processos é essencial para o crescimento e organização de empresas de qualquer porte.
AUTORA : GABRIELE CANO – Assessora de Mercado
