EMPRESA

Empresa de tecnologia cujos donos e funcionários são desenvolvedores e focavam na parte operacional, estava em seu sexto ano de mercado e vinha apresentando resultados cada vez melhores. Como os donos não conseguiam focar tanto deixando de lado o entendimento de processos, burocracias e organização das atividades da empresa. 

Pensando nisso, contrataram a UFABC jr. buscando mapear as atividades de cada funcionário da empresa para criar processos para cada uma das áreas, buscando maior eficiência e organização.

O Desafio

A falta de processos internos e de atividades definidas para cada cargo ocasionava muito retrabalho, chegando a atrapalhar a experiência do cliente dentro da empresa. A empresa não apresentava uma estrutura consolidada para suas áreas e a divisão de atividades entre elas. 

Além disso, os donos estavam sobrecarregados pela falta de distribuição de atividades, sendo que eles realizavam atividades de todas as áreas, outro fator agravante era a falta de autonomia dos colaboradores, o que ocupava ainda mais os donos. 

Outra questão era a perda de informações em relação aos projetos da empresa pela falta de gerenciamento e padronização das atividades, além de que o fato de a empresa não ter um canal de comunicação oficial que centralizasse as informações era um agravante.

A Solução

A UFABC jr. alocou uma equipe com 2 consultores e um gerente, a fim de desenvolver um mapeamento de processos. Começamos com entrevistas com os funcionários para mapear as atividades e usá-las para basear os fluxos de trabalho. 

Nessa etapa foi possível identificar alguns gaps na empresa e já construir alguns processos junto aos donos e colocá-los em prática para verificar sua aplicabilidade. Os fluxos de trabalho foram construídos com a metodologia BPMN (Business Process Model and Notation). Ao final do projeto foi possível entender e traçar as principais atividades da empresa para que os donos pudessem focar em atividades estratégicas.

Resultado

O resultado foi uma melhor estruturação das áreas e um norte maior para a área comercial quanto à jornada de um cliente no processo de compra. Isso permitiu com que a empresa tivesse um maior sucesso em suas negociações. 

Outra entrega ao final do projeto foi a centralização da comunicação em um único canal de comunicação, além de que o gerenciamento dos projetos foi centrado em uma nova ferramenta, onde os donos conseguiam acompanhar os funcionários e olhar de maneira estratégica para todos os projetos e outras atividades da empresa. Em relação à falta de autonomia dos funcionários foi criado um processo de transferência de conhecimento que pudesse auxiliar e capacitar os colaboradores da empresa. 

É importante ainda citar toda a estruturação da área de suporte da empresa, que era responsável por atender clientes com dúvidas e afins, as entregas e os fluxos desenhados permitiram que houvesse uma maior comunicação entre os desenvolvedores e os clientes, fato esse que aumentou a satisfação com os serviços oferecidos. 

Além disso, com uma melhor definição das áreas das atividades, a produtividade dos colaboradores aumentou, além de que a comunicação entre as áreas melhorou, o que eliminou a perda de informação entre os processos da empresa. Como um complemento do projeto, foram dados norteamentos para a estruturação de uma área de recursos humanos.