O que é KPI?
KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de Desempenho. Os indicadores de desempenho são utilizados para medir o desempenho dos processos de uma empresa e, com essas informações, colaborar para que alcance seus objetivos.
Desse modo, tais indicadores estão focados em como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se estão conseguindo atingir os objetivos determinados. Esse indicador deve ser quantificável por meio de um índice (normalmente representado por um número) que retrate o andamento do processo como um todo ou em parte.
Trata-se de uma técnica muito utilizada por executivos e chefes em suas gestões, pois possibilita que comuniquem o desenvolvimento da empresa aos demais colaboradores que estão abaixo deles em um nível hierárquico.
Embora seja de grande importância a utilização desses indicadores, há algumas recomendações e curiosidades, como:
- Um gestor deve ter poucos indicadores para monitorar;
- Quanto menor o número de indicadores, mais focada será a atividade do gestor;
- Um gestor não deve monitorar mais que 7 indicadores, mesmo que seja o presidente de uma grande empresa;
- Os indicadores devem ser priorizados (Key = chave = mais importantes).
Esse texto está dividido de forma que seja facilitada a leitura, os principais tópicos são:
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- O que é KPI?; (citado acima).
- Quais são os indicadores de desempenho mais utilizados?;
- 1- Indicadores de produtividade;
- 2- Indicadores de qualidade;
- 3- Indicadores estratégicos;
- Qual a importância de se utilizar os indicadores de desempenho?;
- Diferencie KPI’s de indicadores genéricos;
- Como formar um KPI?;
- Como escolher um bom KPI?;
- Bônus: Quais são as características para ter bons indicadores de desempenho?;
- Análise de KPI’s.
Quais são os indicadores de desempenho mais utilizados?
Entre as categorias existentes, algumas bastante utilizadas são:
1- Indicadores de produtividade
Esse KPI se refere ao esforço dos funcionários x resultados entregues. Ou seja, quanto foi produzido pelo funcionário e quais recursos foram necessários para alcançar este resultado.
Indicadores de capacidade
Indica qual a capacidade de produção e em quanto tempo. Ex: Quantas peças uma fábrica consegue produzir em um determinado período.
2- Indicadores de qualidade
Está ligado a satisfação e aceitação dos clientes com um produto ou serviço entregue. Se o produto ou serviço foi entregue dentro de todos os parâmetros de qualidade estabelecidos pela empresa.
3- Indicadores estratégicos
Aponta a situação da empresa em relação ao planejamento feito. Possibilita comparar resultados, controlar objetivos e repensar formas para melhoria contínua de processos.
Qual a importância de se utilizar os indicadores de desempenho?
Indicadores de desempenho de processos são usados para o monitoramento das atividades da empresa.
Isto é: rastrear e seguir o andamento do processo, coletando informações relevantes e disponibilizando-as de forma acessível para que os gestores estudem e tomem as decisões corretas, trazendo eficiência e eficácia aos processos e, consequentemente, resultados positivos para a empresa.
Portanto, indicadores de desempenho de processos são extremamente importantes para a gestão de um processo BPM, por exemplo. Eles trazem à tona as informações necessárias para que se possa analisar os processos com o objetivo de melhorá-los continuamente para o atingimento dos objetivos corporativos estratégicos.
Diferencie KPI’s de indicadores genéricos
Métrica e KPI são indicadores de gestão, mas basicamente a diferença entre eles é que um é a base do outro, um dá continuidade ao outro.
As métricas são informações sobre o negócio, os KPIs são resultados de alguma ação que foi tomada com base nas métricas.
Como formar um KPI?
Antes de montar um kpi, é interessante levar em consideração alguns pontos importantes, são eles:
- Ter claro quais são as expectativas ou objetivos do gestor;
- Focar nas variáveis mais importantes que mostram o objetivo;
- Elaborar os indicadores de desempenho que meçam as variáveis;
- Levar uma análise comparativa.
Após seguir os pontos citados, há uma estruturação básica para a formação de KPI’s
Como escolher um bom KPI?
Os KPIs são intrinsecamente relacionados aos objetivos por um motivo: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos.
Saiba que indicadores errados mostram performances erradas. Assim, você pode ter a impressão de que está indo muito bem, mas na verdade não está — e vice-versa.
Bônus: Quais são as características para ter bons indicadores de desempenho?
Relevância
Um dos maiores equívocos na escolha dos KPIs é optar por indicadores de vaidade, ou seja, números que não mostram nenhum resultado, mas que fazem a equipe de Marketing ficar feliz.
Por exemplo, indicadores primários como comentários, curtidas e compartilhamentos em redes sociais não mostram resultados concretos; eles apenas parecem importantes. Tenha foco no que realmente importa.
Deve ser mensurável
Para escolher um KPI principal, ele precisa estar disponível, para que possa ser mensurado e analisado corretamente (numericamente). Por exemplo: você só pode quantificar leads após começar a gerá-los.
Possuir periodicidade
O KPI precisa ser medido constantemente, pois é esse acompanhamento que permite entender o que funciona, o que não funciona e se o ROI é interessante.
Escolha KPIs que possam ser medidos periodicamente e que ajudem na tomada de decisões periódicas.
Análise de KPI’s
O processo de mensuração de ações e resultados deve ser uma prática frequente, possibilitando a comparação de resultados e uma melhor elaboração de planejamentos estratégicos.
É importante que as informações coletadas para essa mensuração sejam confiáveis e seguras, e para isso nada melhor do que observar os indicadores de gestão em tempo real.
Existem no mercado, soluções de Business Intelligence que viabilizam muito esse processo tornando a leitura e análise dos indicadores mais fáceis e rápidas.
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As soluções BI são grandes aliadas no momento de cruzar informações e gerar indicadores de gestão conclusivos e de fácil compreensão, permitindo ações fundamentadas na real situação da empresa.
Um bom exemplo de solução inteligente é o Power BI, produto da Microsoft que reúne um conjunto de ferramentas para análise de informações corporativas que permite o desenvolvimento de dashboards e indicadores de gestão de forma fácil, rápida e intuitiva.
O Power BI conecta com inúmeras fontes de dados, bem como, Páginas Web, Planilhas de Excel e qualquer Banco de dados, além de ser uma ferramenta que segue o conceito Self-Service BI, de fácil utilização, permitindo que usuários de negócio consigam desenvolver seus próprios dashboards sem o auxílio da equipe de TI.
Não resta dúvidas de que para garantir a saúde do seu negócio você precisará constantemente planejar ações e medir resultados.
Utilizar métricas e KPIs como forma de monitorar suas metas e agir de acordo com as informações que eles apontam é a melhor maneira de garantir o sucesso do seu negócio.
AUTOR: Leonardo Tronco
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