Nas fábricas, os desperdícios operacionais podem ser notados de diversas formas, como nos processos produtivos, com retrabalho, mão de obra ou até equipamentos defasados. Bem como, também pode-se reparar que há pessoas se movimentando, às vezes de forma desnecessária, aguardando para realização de suas atividades além do retrabalho que muitas vezes acontece. Tudo isso gera desperdício de tempo e dinheiro, aumentando o custo da produção e reduzindo os lucros operacionais.
Nos processos de gestão também podem ocorrer esses desperdícios, bons exemplos são a falta de planejamento que leva a reuniões alongadas sem necessidade, falta de informações para decisões. O que obriga os gestores a dedicar mais tempo para levantar os dados e impedir que a decisão errada seja tomada.
Veja também: “A importância de ter processos consolidados na sua empresa”.
O Brasil produz em uma hora o equivalente a US$ 16,75, valor que corresponde apenas a 25% do que é produzido nos EUA (US$ 67). As informações são do professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP. Ou seja, o brasileiro leva 1 hora para produzir o que o americano leva cerca de 15 minutos. Mas como melhorar isso?
Um dos maiores objetivos da consultoria empresarial é garantir que o desperdício operacional não exista no processo produtivo ou de gestão e controle. Visando maior produtividade dos funcionários, lucro e controle do tempo.
De acordo com Ugo Ibusuki, professor de Engenharia de Gestão da Universidade Federal do ABC, o sistema Lean de produção (Sistema Enxuto). Lean vem do inglês e significa “magro”. Ele busca a eliminação do desperdício onde tudo que não agrega valor na produção deve ser eliminado.
O que pode gerar desperdícios
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Estoque parado
A técnica just in time do modelo Toyota de produção visa produzir sem gerar muito estoque. Estoque parado gera desperdícios em tempo e dinheiro pois o mesmo também pode estragar, ficar obsoleto ou até mesmo desvalorizar-se;
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Retrabalho
Um bom exemplo de retrabalho desnecessário é quando você está doente e precisa ir ao pronto socorro (supondo um hospital particular). Lá você faz uma ficha e aguarda seu atendimento, supondo que após ser atendido o médico solicite alguns exames que serão realizados no laboratório do próprio hospital. Para realizar os exames você deve preencher outra ficha. Essa segunda ficha é totalmente desnecessária, pode-se claramente utilizar os dados da primeira ficha mais o encaminhamento.
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Funcionários Ociosos
Pessoas ociosas no ambiente de trabalho são, claramente, desperdício de tempo e dinheiro. Lembrando que uma pessoa em seu horário de almoço ou em uma pausa para um café durante a tarde não está ociosa. As pessoas tendem a render muito mais quando não estão cansadas ou sobrecarregadas, dar uma pausa para recuperar as energias é essencial! Uma pessoa ociosa é o funcionário que precisa esperar alguma etapa ser realizada para que ele possa fazer o seu trabalho. Se ele aguarda sua função parado, significa que as etapas do trabalho em geral devem ser reanalisadas e remanejadas.
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Excesso de produção
A produção deve acontecer de acordo com uma demanda, produção elevada sem necessidade gera estoque desnecessário. Como visto anteriormente, estoque parado é um dos desperdícios operacionais.
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Movimentação desnecessária
Tomando o exemplo do hospital novamente, supondo que uma das tarefas da recepcionista. Seja, além de realizar a ficha de todos que devem ser atendidos no pronto socorro, levar as fichas e resultados de exames dos pacientes até a porta dos médicos. O tempo gasto para que ela faça esse trajeto é eliminável, as fichas e exames poderiam ser encaminhados do computador da recepcionista para o do médico através de um sistema. Eliminando a movimentação desnecessária e otimizando o tempo para que seja possível atender uma maior quantidade de pacientes.
Para que erros como esse possam ser evitados ou eliminados, é essencial realizar um mapeamento dos processos da empresa, para que etapas que não agregam valor nos processos de gestão/produção sejam eliminadas.
Metodologias para eliminação de desperdícios operacionais:
- Feedback e incentivo à melhoria contínua: Ter uma cultura de feedback na empresa é muito importante para que os funcionários possam exprimir ideias de melhorias sobre suas atividades. Que podem reduzir tempo de trabalho, retrabalho e diminuir desperdícios operacionais. As ideias de melhoria contínua dadas pelos funcionários devem ser reportadas aos gestores e analisadas por eles. Caso sejam boas devem ser aplicadas e o funcionário que as teve deve receber uma premiação, como incentivo. Não deve-se punir o funcionário que deu uma má ideia, pois assim o mesmo estará sendo reprimido a dar boas opiniões futuras.
- Painéis de gestão à vista: são painéis que contém indicadores dos resultados da empresa num determinado período, são importantes pois podem direcionar e motivar a equipe. Para conseguir bater as metas esperadas pela empresa. Além de ser possível monitorar o tempo no qual as etapas do processo de produção estão sendo realizadas, possibilitando uma maior noção da etapa que está desencadeando atrasos e desperdícios. Além disso, os painéis de gestão à vista podem ser muito interessantes para a organização da equipe, pois nele também podem ser implementadas metodologias como o Kanban. (termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”), utiliza cartões para indicar o andamento dos fluxos de produção, contêm orientações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”. A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir.
Metodologia dos 5S:
De origem japonesa, a metodologia baseia-se nas palavras Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke; que significam:
1-SEIRI (Senso de Utilização): tudo que não agrega mais valor deve ser descartado, recursos parados, estoque parado, materiais e equipamentos inutilizáveis.
2- SEITON (Senso de Organização): após eliminar tudo que não agrega valor à empresa, organizar tudo que agrega valor é essencial. Arquivos, mesas, documentos, etc bem organizados, eliminam tempo de procura e otimizam o trabalho.
3- SEISO (Senso de Limpeza): este S é mais individual do que os outros, é o senso que o trabalhador deve ter com seu próprio ambiente de trabalho, seus materiais, etc. O seu local de trabalho é sua responsabilidade e não cuidar dele é contraproducente, além disso, o bem estar na hora de trabalhar reflete positivamente na qualidade da entrega.
4- SEIKETSU (Senso de Padronização e Saúde): tem a intenção de criar processos que garantam a aplicação dos S anteriormente citados. O objetivo é se utilizar de ferramentas para garantir essa padronização.
5- SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina): Esse S diz respeito ao sentimento deixado pela implantação dos outros S’s. Aqui entra a importância de reuniões de feedback entre a equipe.
Iniciar reavaliando os processos de sua empresa, observando se ela comete alguns dos erros citados acima, e tentar aplicar as metodologias sugeridas. Promete garantir resultados efetivos no combate aos desperdícios operacionais. Caso ainda persistam os sentimentos de improdutividade, ausência de público ou falta de cliente, custos de produção elevado e lucro operacional baixo, entre em contato conosco para que possamos ajudá-lo da melhor forma.
AUTORA: ANNA CRUCCIANI – Trainee