Reduzir erros e falhas é essencial para aumentar a produtividade, otimizar o tempo, evitar retrabalho, reduzir custos, controlar e economizar recursos na sua empresa entre muitos outros aspectos.
Está bem claro que solucionar esse problema é de extrema importância, mas apenas a boa vontade não basta. Por isso é preciso saber identificar a fonte desses erros e falhas, saber onde as informações são perdidas e o que está ocorrendo para que determinada tarefa não esteja sendo realizada da maneira correta para então desenvolver um plano de ação eficiente para solucionar os problemas.
Por isso, leia mais e descubra 4 passos sobre como reduzir erros e falhas na sua empresa.
Comunicação interna e canais de informação transparente
Parte dos problemas que ocorrem no dia a dia de uma empresa é causado pela falta de comunicação entre os colaboradores. Sem ter uma boa comunicação interna as estratégias dificilmente alcançarão os resultados esperados.
Coisas simples, como um e-mail atrasado ou uma mensagem mal redigida, podem prejudicar muito os resultados. Levar essa questão em consideração é de extrema importância uma vez que profissionais engajados e motivados estão mais aptos para atingir seus objetivos.
Melhora no clima organizacional, aumento na produtividade interna, diminuição na taxa de rotatividade dos colaboradores, facilidade na integração de novos funcionários e redução dos efeitos de uma crise são exemplos de problemas que podem ser resolvidos ou minimizados com uma boa comunicação interna.
Uma forma de melhorar o clima organizacional da sua empresa é através da aplicação de uma pesquisa de clima organizacional (PCO). Com ela você consegue fazer uma análise de como é a relação dos colaboradores entre si e com a empresa, assim permitindo a identificação e a aplicação de um plano de ação em cima das falhas.
Alguns exemplos de ferramentas que auxiliam na comunicação interna e que você pode implementar na sua empresa são:
Work Place: é uma rede social corporativa que apresenta similaridade operacional com o facebook, o que facilita o uso e entendimento da ferramenta. Também possui um canal de troca de mensagens instantâneas, o Work Chat.
Slack: é uma plataforma online e um outro exemplo de ferramenta que permite a troca de mensagens instantâneas, arquivos, conversa por voz e a segmentação do chat por grupos. Sendo assim uma alternativa mais profissional para o tão conhecido Whatsapp.
Trello: é um software muito visual e intuitivo que permite organizar e gerenciar atividades individuais e da equipe baseado em lista de tarefas (check-list), possui uma versão gratuita que pode ser a solução de alguns de seus problemas.
Mapeamento de processos
Fazer um mapeamento de processos nada mais é do que identificar a sequência lógica das atividades que compõem o processo em questão. Esquematizar as tomadas de decisão necessárias, identificar os colaboradores e departamentos participantes, listar os insumos necessários, analisar a frequência de cada atividade, registrar os detalhes…
Basicamente analisar, entender e ter clareza acerca das tarefas de todos os processos da sua organização, do início ao fim.
Veja mais em: “A importância de ter processos consolidados na sua empresa”.
Ter processos bem definidos e as atividades mapeadas permite ter uma visão geral. Isso torna muito mais fácil rastrear erros e falhas para então trabalhar na raiz do problema assim como desenvolver um plano de ação mais assertivo.
Através desse processo, também é possível identificar pontos de melhoria, controlar a qualidade e replicar parâmetros, através da padronização, assim garantindo a eficiência e prevenindo futuros erros.
Uma forma de realizar um mapeamento de processos na sua empresa é através do auxílio de uma consultoria especializada. A UFABC jr. realiza esse serviço e já o executou diversas vezes, estamos aqui para te ajudar a reduzir os erros e falhas da sua empresa. Entre em contato para mais informações!
Automatização de processos
A automatização de processos é uma excelente alternativa para reduzir erros, otimizar os processos, ganhar de tempo, eliminar retrabalho e para focar em outras atividades.
Trata-se de uma estratégia voltada para aprimorar processos burocráticos e repetitivos do dia a dia. Como o preenchimento de planilhas, coleta e cruzamento de dados ou quaisquer rotinas manuais e mecânicas pois esse tipo de esforço é repetitivo, de baixo valor e pode aumentar as chances de falhas.
O objetivo é fazer com que essas atividades sejam executadas de forma mais ágil, reduzindo o tempo gasto e aplicando essa economia em outros setores da empresa.
Com essa alternativa, a sua empresa ganha muito em produtividade. Uma vez que cria um fluxo de trabalho muito melhor e os esforços estarão voltados para atividades mais estratégicas.
Alguns exemplos de ferramentas que automatizam processos e como elas podem impactar de forma extremamente positiva no negócio, são:
NFe.io: é um sistema que permite emitir e enviar para os clientes as notas fiscais de forma automatizada eliminando um trabalho manual. Esse sistema permite ganhar tempo para voltar os esforços para outra atividade e evita o retrabalho, uma vez que não há o risco de emitir uma nota fiscal errada.
Ramper: é um software de outbound marketing que automatiza todo o processo de prospecção B2B (Business-to-busines) sendo muito útil para a área de vendas da sua empresa. Essa plataforma possibilita a geração de mais lead em menos tempo e o envio de e-mails em cadência automática. O que é muito vantajoso para seu negócio uma vez que a forma tradicional de prospecção consome em média 60% do tempo dos vendedores.
Utilizar dados para gerir de forma mais estratégica
Informação é um dos recursos empresariais mais poderosos hoje em dia. Saber como coletá-la e utilizá-la pode contribuir muito para acabar com os erros operacionais. Análise de processos, avaliação dos instrumentos utilizados e estudo de mercado podem ser muito úteis para guiar o negócio.
Utilizando todas essas informações, o gestor pode acompanhar melhor as rotinas e saber quais ações são mais eficazes e precisam ser tomadas. Logo reduzindo erros e falhas no processo.
Dessa maneira os profissionais responsáveis por cada área terão uma visão mais abrangente sobre todos os setores, o que está influenciando os resultados obtidos e pontos que necessitam de melhorias e uma das formas de fazer isso é trabalhar com os indicadores de desempenho.
O uso de indicadores de desempenho permite ao gestor acompanhar a performance das rotinas. E também aprimorar a tomada de decisão com alta precisão o que permite a construção de um planejamento assertivo. Com o foco no monitoramento do que se pretende alcançar.
Além disso, a empresa passa a ter uma visão abrangente sobre todos os seus processos e setores. Assim, conseguindo identificar com mais facilidade quais os caminhos são necessários para atingir melhores resultados.
Conclusão
Esses foram 4 passos sobre como reduzir erros e falhas na sua empresa. Alguns um pouco mais complexos que outros, mas todos extremamente importantes. Quando o assunto é aumentar a produtividade, otimização do tempo, evitar retrabalho, reduzir custos, controlar e economizar recursos da sua empresa.
Comece aos poucos, reavaliando os processos da sua empresa, e lembre-se da importância de trabalhar na raiz do problema utilizando sempre de uma boa comunicação com seus colaboradores. Caso haja dificuldade na execução de algum dos passos citados, entre em contato com a UFABC jr. consultoria para que possamos auxiliá-lo na resolução desse problema.
AUTOR: LETÍCIA ROSSATTO – Assessora de Vendas
