Você já deve ter se encontrado com muita vontade de fazer algo totalmente diferente, provavelmente com todo gás do mundo você chegou na hora de partir pra cima, e de repente….. de repente você tá parado no início sem saber por onde começar, ou está na dúvida de quanto isso será útil e viável para sua empresa. Se serve de consolo, não foi só com você amigo, porém minha intenção aqui é te mostrar que sempre há uma luz no fim do túnel , no nosso caso a luz é uma Metodologia Ágil.
Caso você não saiba o que é uma metodologia ágil , você pode descobrir com mais detalhes no nosso outro Blog GERENCIAMENTO COM METODOLOGIAS ÁGEIS, resumindo, trata-se de métodos que nos ajudam a conduzir projetos da maneira mais eficiente possível. E assim temos a metodologia dos 5W2H.
Origem da metodologia dos 5W2H
Seu início provavelmente foi durante a era do Toyotismo , o qual foi pioneira nessa busca por inovação e sempre melhorar/otimizar seus processos de produção
Formado por siglas que veio do inglês a metodologia 5W2H é uma abreviação que consiste em fazer perguntas simples baseado em :
Vantagens
A Partir disso é possível enxergar com clareza se há necessidade de aplicar sua ideia , e o início que parecia tão escuro, começa a se desenvolver com a formação inicial do escopo e estrutura do projeto.
Dessa forma, além de ser uma ferramenta fácil de usar, ela te proporciona uma visão rápida e precisa dos passos que envolvem o objetivo. Explicando um pouco mais, ela faz um resumo das partes mais essenciais do projeto/meta que você deseja alcançar. Isso traz uma clareza e agilidade para você e sua equipe envolvida no projeto, otimizando o tempo de várias ações que envolvem o projeto, diminui os gastos com ideias que não seriam eficientes para a empresa, evidenciando sua falhas ao passar pelo processo e por fim o 5W2H pode ser combinado com outras metodologias, como as 5 forças de Porter ou a Matriz SWOT
Como aplicar
Nesse processo todo, algumas ferramentas podem ser muito úteis para facilitar a construção e o uso da Metodologia.
Além de ser uma ferramenta Gratuita, o Miro funciona como um Caderno online, onde você pode construir o Template para o seu 5W2H, dessa forma toda a empresa poderá te ajudar em tempo real nesse processo e se também todos poderão acessá-lo a qualquer momento.
Caso você queira usar apenas uma ferramenta para toda sua empresa, temos as planilhas do excel, que além das diversas funcionalidades dele, também pode ser feita a construção de uma planilha para o 5W2H
Lembre-se também de explicar para sua equipe o fundamento do 5W2H ( facilitar e simplificar o escopo do projeto), então responda as perguntas de forma eficiente e cirúrgicas
Durante o processo de construção não esqueça de pedir feedback com frequência. Ao delegar tarefas, designando os responsáveis por cada fase, é essencial a cultura de feedback. Isso pode ser feito durante reuniões semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da relevância e momento do projeto. Caso queria entender um pouco mais da cultura de feedbacks temos um conteúdo no nosso site explicando mais sobre “FEEDBACK: O QUE É E PORQUÊ APLICAR EM SUA EMPRESA”
Exemplo
Para finalizar, vamos trazer um exemplo de situação que podemos aplicar o 5W2H durante a rotina das empresas, que consiste em uma meta definida pela nossa empresa – Aumentar a Eficiência dos Processos da Empresa.
O que é: Uma meta em que consiste em aumentar a eficiência dos processos que envolvem a empresa;
Por quê: Pois quando conseguimos ser mais eficientes, temos uma maior otimização do tempo, redução dos custos nos processos que envolvem a empresa, diminuição de gargalos/gaps que podem ser encontrados no cotidiano;
Quando: A partir do início do próximo mês;
Quem: Toda empresa pode ajudar na tarefa, mas principalmente a equipe de inovação da empresa;
Onde: Na empresa;
Como: A aplicação de diversas metodologias ágeis podem ajudar na tarefa, como a aplicação da Matriz Swot nos processos que a empresa realiza, assim entenderemos onde priorizar os esforços, a capacitação dos membros também podem contribuir para a conclusão e por fim uma Mapeamento de Processos irá mostrar todos os gargalos e como esses processos funcionam detalhadamente;
Quanto Custa: Depende do andamento do processo, para o mapeamento será necessário consultar os Serviços da UFABC jr , já para a aplicação das metodologias não será necessário gastos.
Conclusão
Dessa forma, espero que tenha ficado claro a essência e como usar a metodologia dos 5W2H. Pois ao usar essa ferramenta a Empresa só tem a se desenvolver ainda mais, com a clareza e a facilidade de entender e construir os primeiros passos para o início do Projeto/conclusão da meta.
Por fim, temos que a Metodologia irá potencializar seus resultados, mas isso não pode parar por aqui, se você tem o sangue do empreendedorismo e quer que sua empresa seja referência no mercado, preparada para o mundo dos negócios, marque uma reunião diagnóstica com a UFABC jr!
Autor: Jônatas Jorente Granito
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