OTIMIZAÇÃO:
Quando pensamos em uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, é preciso ter em mente que para uma gestão eficaz é necessário otimizar os processos a fim de aumentar a eficiência da empresa. Mas o que é a otimização? Basicamente, a otimização é empregar técnicas a fim de alcançar os objetivos de uma maneira mais eficiente e rápida. Desta forma, trazer condições favoráveis para a realização das atividades, consistindo em buscar meios para que os processos de produção possam ser feitos gastando menos recursos e com a maior eficácia possível. Tudo isso por meio de auditorias nos postos de trabalho. Em teoria parece simples, não?Na prática pode ser um pouco mais complicado, pois podem surgir barreiras ao longo desse processo, seja por falta de capital ou até mesmo pela complexidade da produção. Sendo assim, confira nossas dicas para implementar uma otimização mais eficiente em sua empresa.
Mapeamento de processos:
Antes de mais nada, para se pensar em otimizar é necessário conhecer bem cada etapa de sua empresa. Com isso, o primeiro passo é mapear os processos dela. Mas o que consiste o mapeamento e como fazer? O melhor jeito de mapear é anotar no que consiste cada etapa do processo de produção de sua empresa. O mapeamento nada mais é do que um jeito para encontrar uma maneira de padronizar as atividades com a finalidade de ter maior controle e conhecimento de tais tarefas dentro da sua empresa. E por fim identificar as oportunidades de melhorias em seus processos. Desta forma podendo analisar a aplicação de técnicas adequadas para uma maior otimização dos processos e como consequência um planejamento adequado das mesmas. Essa técnica vem sendo bastante utilizada graças ao mercado competitivo atual que submetem as empresas a necessidade de ter uma maior compreensão dos processos da sua empresa e buscar possíveis melhorias e/ou padronização dos seus processos. Com as informações em mãos, o mapeamento de processos busca responder à algumas perguntas como “qual o objetivo do processo”, “quem é o responsável pelo processo” entre outros questionamentos essenciais. Para conseguir um bom mapeamento de processos, as empresas de sucesso utilizam algumas ferramentas para facilitar a realização dessa atividade, por exemplo o uso de fluxogramas e bpmn.Como usar o mapeamento de processos a seu favor:
Vamos exemplificar como mapear processos pode ajudar na solução de problemas e superar possíveis dores do seu negócio. Uma empresa de distribuição internacional de produtos estava tendo dificuldades em aumentar seu lucro e uma das queixas era não conseguir encontrar a falha dentro dos processos. Diante disso eles usaram o mapeamento de processos para achar possíveis gaps, falhas ou gargalos na produção. Assim tentaram achar um meio de aumentar a lucratividade do negócio. Eles fizeram um fluxograma minucioso de todo os processos usando o BPMN (linguagem padrão mais utilizada no mapeamento de processos).
Ao destrinchar todas as atividades e etapas do negócio foi possível visualizar que havia um processo em que eles estavam perdendo dinheiro e tempo. A mercadoria ficava parada no porto por 3 dias e sem motivo aparente, o que resultava num custo adicional e desnecessário para manter os produtos parados. Devido a isso, a alteração nesse processo logístico resultou numa redução significativa nos gastos da empresa e agilizou o processo geral.
METODOLOGIAS
Lean:
“É uma filosofia corporativa composta por um conjunto de técnicas e ferramentas que visa valorizar o ser humano e melhorar o desempenho de uma organização para aumentar sua competitividade”. O objetivo é eliminar os desperdícios, como por exemplo, atividades que absorvem recursos e não agregam valor. Os oitos desperdícios identificados segundo a filosofia Lean são: superprodução, espera, transporte, super processamento, estoque, movimento, defeitos e talento. Diversas empresas utilizam lean e com ela obtiveram redução nas práticas de trabalhos improdutivos, valorização dos esforços da equipe, motivação dos membros como um time, e da conscientização ambiental. Para implementar essa filosofia e obter tais resultados é necessário:- Analisar e identificar as atividades que geram valor e as que causam desperdício.
- Criar uma gestão a vista ,a fim de organizar visualmente os processos atuais através de ferramentas como Kanban e fluxogramas e ,desta maneira, entender o funcionamento da empresa, possíveis causas para o atraso no seu crescimento e como melhorar.Após as propostas de melhorias, a efetivação do novo fluxo.
- Determinar o ponto de partida, ou seja, o que faz a produção iniciar e assim acabar com a superprodução e o excesso nos estoques.
- Monitorar as etapas acima através de uma equipe bem preparada.
5s:
Os cinco sensos que dão nome ao Programa 5S têm sua origem nas iniciais das palavras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. Em português são conhecidos como os sensos de utilização, organização, limpeza, saúde e autodisciplina. É um sistema organizador utilizado com o objetivo de melhorar as condições e o ambiente de trabalho através da limpeza, higiene e disciplina, fatores essenciais para o aumento da produtividade. Para a aplicação dessa metodologia é necessário a classificação dos objetos, eliminando os desnecessários e armazenando em um lugar separado aqueles que só serão utilizados futuramente. Para manter a organização são utilizadas etiquetas. Segundo ponto importante é a visualização, os itens usados devem estar dispostos de maneira a se obter fácil acesso e evitar a perda de tempo. A limpeza também é essencial para manter a ordem, portanto, limpar o ambiente de trabalho diariamente é necessário para alcançar um local agradável e melhorar a eficiência. Também evita possíveis acidentes dentro da sua empresa. Por fim, efetuar a padronização das regras a serem seguidas para manter as práticas inseridas anteriormente. Esses padrões devem ser claros e de fácil compreensão. É imprescindível o envolvimento dos trabalhadores diretos e o treinamento dos mesmos para por consequência se obter um sistema de cooperação e disciplina.Kaizen:
Esse método apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores. E torna dessa maneira os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos. A metodologia tem como objetivo uma melhoria contínua visando obtenção de lucro, eliminação de desperdícios (o desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente) e proporcionar satisfação aos clientes. E como resultado, produzir mais usando menos, agregando assim mais valor. Utiliza-se o modelo PDCA a fim de propor, implementar e monitorar as evoluções. Para a implementação desse método é necessário:- Unir todos os membros que podem contribuir para a ação desse projeto.
- Analisar as áreas, a fim de identificar as chances de melhorias.
- Plano de ação para as propostas de melhorias.
- Análise dos resultados que as mudanças implementadas trouxeram.
REDUÇÃO DE CUSTOS
A redução de custos é uma ação fundamental para o crescimento do seu negócio. Assim como um aumento do faturamento tem grande impacto no lucro da empresa, a redução de custos pode desempenhar esse papel. Cortar gastos é a maneira mais rápida e eficaz de melhorar a rentabilidade do negócio, no entanto reduzir os gastos pode ser uma tarefa complicada de ser feita. Para entender a relevância dessa etapa é importante analisar as causas de mortalidade das empresas. A causa mais frequente de falência está associada ao excesso de despesas. Um estudo feito em 2016, pelo Sebrae, analisaram empresas que encerraram suas atividades e através disso obtiveram a opinião dessas empresas e para elas o que teria sido necessário para evitar o fechamento do negócio e as respostas obtidas foram: Menos impostos e encargos (52%) e crédito mais facilitado (21%). Com esses dados fica evidente que as causas mais comuns são relacionadas ao financeiro, e poderia ser evitado com a redução de custos. Há diversas maneiras para gerenciar seus gastos de uma maneira mais eficiente, porém antes mesmo de tomar essas decisões é importante analisar todos os processos para detectar possíveis falhas, gargalos e desperdícios. A partir disso, nós separamos algumas sugestões para te ajudar:- Reduzir o consumo de papel e impressões: Uma alternativa é a digitalização de documentos em plataformas online como o Google Drive, Dropbox, etc.
- Tarifas bancárias e dívidas: Converse com o gerente do seu banco para conseguir negociar possíveis dívidas e reduzir a taxa de juros.
- Estoque: A mercadoria parada gera um gasto a mais, em alguns casos não há a necessidade de ter estoque.
- Fornecedores: Procure outros fornecedores que ofereçam maiores vantagens para seu negócio, ou até mesmo negocie com o fornecedor atual argumentando que já é cliente fidelizado e se há a possibilidade de reduzir os valores.
REDUZIR A BUROCRACIA EMPRESARIAL:
A burocracia nada mais é do que o sistema de execução das atividades através de métodos bem definidos. Deve ser seguida através de critérios impessoais e métodos racionais ,entretanto, a burocracia exacerbada na sua empresa pode ser algo prejudicial ao seu negócio. O excesso na sua empresa pode afetar a produtividade de seus colaboradores, pois eles perdem muito tempo com a alta demanda de processos gerados pela burocracia. Isso pode significar um tempo valioso perdido em ações fundamentais para o funcionamento da empresa. Pensando nisso, temos algumas alternativas para reduzir as consequências prejudiciais da burocracia em seu negócio:Defina a responsabilidade dos colaboradores e dê mais autonomia a eles:
Um dos excessos quando o quesito é burocracia nas empresas está no alto controle dos processos gerenciais. Isso acaba dando pouca autonomia aos colaboradores, pois necessitam da aprovação de diversos gestores na cadeia da empresa. Isso faz com que uma simples tarefa demore mais que o necessário para sair do papel. Por isso, tendo uma equipe confiável e bem treinada, os processos burocráticos podem ser suavizados e consequentemente o nível de produtividade da equipe pode aumentar nesse processo. Além disso, a maior autonomia dos funcionários gera motivação dentro da equipe e aumenta a participação dos mesmos dentro da empresa.Acompanhar os resultados da otimização de processos:
A última etapa para a otimização de processos e a mais importante é: acompanhar todos os resultados durante a aplicação dessas ferramentas e depois de aplicadas. Assim é possível mensurar e saber o que deu certo e o que precisa ser mudado. É importante fazer um acompanhamento para avaliar criticamente se as etapas ficaram mais rápidas e eficientes. Se necessário conseguir fazer novas mudanças para o melhor funcionamento da organização, afinal o objetivo principal é a melhoria contínua da empresa. AUTORAS: BRUNA MORANDI – Assessora de Vendas e SOFIA MACEDO – Assessora da Interna
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