Fazendo as ideias virarem resultados e realizações
Sempre temos muitas ideias de coisas que queremos fazer na vida pessoal e profissional, mas a motivação para executá-las pode vir em momentos distintos. Com isso, surge o questionamento de como ser produtivo. Pensando nesse cenário, existe uma técnica, ou melhor, uma Arte que vai fazer com que você usar essas ideias para de fato Fazer Acontecer.
Saiba como praticar a produtividade e, melhor de tudo, sem estresse, em 5 etapas:
1. Capturar
Nesse primeiro momento é necessário pensar na seguinte pergunta:
O que captura a nossa atenção?
Pensando nisso, você consegue em um primeiro momento capturar seus pensamentos e juntar todas as suas pendências. Para que essa primeira etapa seja executada com êxito, é necessário que você deixe separado a sua Ferramenta de Captura, que vai ser sua aliada nessa etapa.
É importante ressaltar que o objetivo principal desse primeiro momento é tirar da sua cabeça tudo o que prende sua atenção.
Após isso ter sido realizado, vamos esclarecer tudo o que foi anotado e partimos para a segunda etapa.
2. Esclarecer
Agora que você possui todas as suas pendências anotadas, chegou o momento de organizá-las e entender de fato, o que cada item significa?
Antes de começar a esclarecer cada um dos itens que você possa ter anotado, existe uma técnica bastante simples que vai facilitar esse processo, e essa técnica, no caso, se chama Regra dos dois minutos. Essa técnica muito simples e útil possui apenas uma única regra, sendo ela a seguinte: caso a ideia selecionada exija uma ação que demore menos de 2 minutos para ser executada, execute essa tarefa imediatamente. Com isso, agiliza e tira da sua lista de tarefas as atividades mais superficiais.
Agora pensando nas ideias que demandam um pouco mais de esforço, três principais atitudes podem ser tomadas.
Primeiro, se a atividade for mais de longo prazo e não exija atividade de imediata, separe-a em uma lista de Projetos, podendo ser um uma folha de papel ou aplicativo, contanto que você deixe essa lista sempre a mostra.
Segundo, caso a atividade não seja uma responsabilidade sua, ou você depende de outras pessoas para a execução, delegue essa tarefa, mande mensagem ou repasse-a para quem de fato consegue dar procedimento,
E por fim, se essa tarefa é responsabilidade sua, porém é inviável executá-la no momento, Adie. Adie essa tarefa para um momento que você consiga executá-la, marque um momento em sua agenda, ou adicione uma outra lista de “Próximos Passos” que, quando você encontrar um momento “livre”, você saberá exatamente o que fazer.
Sempre importante se perguntar, qual a próxima ação? Pois, dessa forma, você consegue esclarecer melhor suas ideias. E, por fim, seja específico em relação a essa ação.
3. Organizar
Após ter esclarecido todas as ideias capturadas, chegou o momento de organizá-las para que elas fiquem mais acessíveis e palpáveis. Para isso, alguns compartimentos tem que ser delimitados.
Nessa etapa do Método GTD (Getting Things Done), é recomendável que as seguintes ferramentas sejam utilizadas:
- Lista de Projetos, lista para separar os projetos que você quer ou está realizando;
- Lista de Algum dia/Talvez, essa lista serve para coisas que um dia você vai realizar, ela é mais focada no longo prazo;
- Material de Suporte de Projetos, esse material consiste em uma lista de conteúdos que possam te auxiliar na execução de deus projetos;
- Material de Referências, essa lista também consiste de conteúdos auxiliares, porém com um intuito mais geral, não necessariamente focados nos projetos;
Por fim, duas listas que possuem uma visão mais de curto prazo:
- Lista de Próximas Ações, como o próprio nome já diz, essa lista organiza as próximas ações a serem executadas, sem destrinchamento de tópicos ou projetos;
- Lista de Aguardando decisão, por fim, essa última lista sugere uma lista que mantém anotado quais são as atividades que foram delegadas e você está aguardando uma resposta.
Apesar de parecer muitas ferramentas e listas, elas podem ser simplificadas em menos. De acordo com a organização pessoal de cada pessoa, essas listas podem ser simplificadas ou expandidas, podendo ser utilizadas listas em papel ou em aplicativos online.
4. Refletir
Após ter tudo organizado, é comum que você consiga seguir essa organização por alguns dias, ou até semanas, mas normalmente ela vai por água abaixo. Pensando em como manter tudo atualizado e funcional, uma atividade que não pode faltar é a Revisão Semanal.
A Revisão Semanal serve para manter todas as listas e atividades atualizadas e funcionais, tornando claro, atualizado e revisado o que deve ser feito. E, além disso, revisar o cenário geral e todo o contexto o qual você está inserido é essencial para conseguir Fazer Acontecer.
Além deste ponto, esse momento serve para sempre ter em vista qual o principal propósito por trás disso e manter a motivação para sempre estar executando as atividades com maior êxito.
5. Engajar
Por fim, algumas noções são importantes para manter o funcionamento e o engajamento de todo esse planejamento. Com isso. para decidir em si quais são as melhores açõesa serem tomadas 3 Modelos podem ser Citados, sendo eles:
Modelo dos 4 Critérios, que as decisões são pautadas nesses quatro seguintes critérios:
- Contexto;
- Tempo Disponível;
- Energia Disponível;
- Prioridade.
Modelo Tríplice, esse modelo guia a maneira de se executar as atividades sem se perder no processo, mantendo sempre esses três pontos alinhados:
- Fazer o Trabalho predefinido
- Fazer o Trabalho à medida que ele aparece
- Definir seu trabalho
Modelo dos 6 horizontes, esse modelo traz um visão mais macro da situação, para uma visão mais micro da situação, sendo utilizar esse modelo de duas formas, uma delas é seguir a execução das atividades do Térreo para o horizonte mais alto, mas, no planejamento das atividades, é ideal que esses horizontes sejam vistos de cima (horizonte 6, até o Térreo):
- Horizonte 5: Vida;
- Horizonte 4: Visão de longo prazo;
- Horizonte 3: Objetivos para um ou dois anos;
- Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade;
- Horizonte 1: Projetos em andamento;
- Térreo: Ações Atuais.
Conclusão
Por fim, para Fazer Acontecer e fazer com que suas ideias virem realidade, é de suma importância que um planejamento prévio seja realizado, mas, para que ele realmente funcione, acompanhamentos e revisões também são de extrema importância.
Quer ter clareza nos processos da sua empresa para organizá-los da melhor forma possível? A UFABC jr. pode te ajudar.
Autor: Rafael Nunes – Líder de Marketing Digital
