Hábitos e maneiras de como gerenciar sua equipe em home office

Gerenciar uma equipe não é trabalho fácil, já é encontrado várias dificuldades na gestão de pessoas de maneira presencial. Porém recentemente o home office está se tornando tendência que muitas empresas estão aderindo. Além de ser viável, o home office é uma saída para épocas de instabilidade onde os membros da equipe não podem sair de casa.

Mas e agora? Já era difícil gerenciar o projeto de maneira presencial, muitas coisas já não davam certo e tínhamos que correr atrás de contornar esses problemas, é motivo para entrar em desespero e desistir de todo o trabalho?

Pode-se dizer que não. Nesse artigo iremos dar muitas dicas de como gerenciar sua equipe através do home office. Se sua equipe está bem engajada e com muita vontade de produzir e entregar esse projeto, estar em home office não é impedimento algum de realizar uma entrega de impacto e que o resultado seja um sucesso.

Veja também: “Como aumentar a produtividade da empresa, 3 pilares do sucesso”.

Introdução

Gerenciar um projeto não é tão complicado quanto parece. Ao contrário do que muitos dizem, gerenciar precisa de dedicação sim, mas com toda a organização, transparência e engajamento, essa tarefa se torna muito mais simples quando essas peças do quebra-cabeça já estão organizadas.

Com tudo isso em mente, realizar um home office não se torna diferente de realizar um gerenciamento presencial. Estar em outro ambiente de trabalho e ter a quebra da rotina podem sim se tornar uma ameaça. Porém cabe ao gerente da equipe ser bem claro nas reuniões e na distribuição de atividades que esse problema pode não influenciar nos resultados da equipe.

Estar presencialmente influencia muito no trabalho, pois todos os membros conseguem enxergar os valores da empresa e o esforço de todos os outros membros da equipe. O gerente de projetos deve ter essa visão durante a execução do home office para a realização das reuniões e dos contatos com os membros executores.

Por estarmos em casa, hábitos devem ser criados e fixados antes de iniciar o trabalho dentro de casa. Esses hábitos serão tratados com mais detalhes mais para frente no texto e podem ser listados em:
– Bons hábitos de organização do ambiente de trabalho;
– Determinar horários fixos de trabalho;

– Comunicação;
– Objetivo e transparência;
– Divisão de atividades e motivação;
– Cronograma;
– Ritos de gestão.

Bons hábitos de organização do ambiente de trabalho

Como estar em casa é mais cômodo, começar a trabalhar em um ambiente que é utilizado para relaxar e descansar pode ser esquisito no começo. Por isso é de grande importância de ter um ambiente especifico para trabalhar e que esse ambiente seja muito organizado somente com as coisas que você vai utilizar durante a dia a dia de trabalho.

É muito importante demonstrar para a diferença entre ter um ambiente de trabalho organizado em casa ou trabalhar em um lugar de descanso, por exemplo a cama ou o sofá. Grave vídeos e traga exemplos para a equipe demonstrando a diferença de produtividade e agregue bastante valor para a organização do ambiente. Muitas metodologias como o 5S pode ajudar nesse sentido de organização e utilização, isso pode trazer mais valor para a equipe.

O 5S é uma metodologia japonesa que visa organizar o ambiente de forma que aumente a produtividade daquele local. Em um home office, o 5S ajuda muito conseguir discernir o que vai ser usado durante o trabalho e o que não vai ser utilizado. Também ao que pode ser alocado daquele ambiente para que não tenha um retrabalho limpando, realocando ou desviando o foco durante o horário de trabalho.

Determinar horários fixos de trabalho

Como durante o dia a dia a equipe estava acostumada a trabalhar em conjunto, no trabalho de home office acaba perdendo essa essência que é algo bem importante para o trabalho em grupo.

Definir um horário com a equipe no qual todos os integrantes possam se comunicar e estejam trabalhando em suas tarefas faz a diferença na produtividade do trabalho. Se todos concordarem, utilizem ferramentas de reunião online. Onde todos possam se ver, mesmo que sem necessidade.

Se rolar uma conversa, serve para lembrá-los que ainda estamos em um ambiente de trabalho e que as conversas também podem ser produtivas, principalmente quando os membros se ajudam.

Comunicação

Como citado na dica acima, a comunicação faz o projeto tomar outros rumos. Pode não sobrecarregar algum membro e faz com que a pressão do trabalho seja diminuída. Ter uma comunicação clara com sua equipe é algo muito importante para o gerenciamento de projetos e trabalhos presencialmente.

Para trabalhos em home office é algo essencial e não pode faltar em nenhum dia. Muitos pontos devem ser alinhando com a equipe. Como por exemplo: Ritos diários, repasses da situação das atividades e o acompanhamento utilizando o Scrum (que serão explicados ao decorrer do texto).

Muitas ferramentas de comunicação com a empresa existem hoje em dia e elas facilitam muito o dia a dia do trabalho. São utilizadas frequentemente em empresas para definição do projeto, objetivos, repasse de informações, divisão de atividades e transparência.

Alguns exemplos de ferramentas que auxiliam na comunicação dos membros, repasse de documentos e trocas rápidas de informações são:

Workplace: é uma rede social corporativa que apresenta similaridade operacional com o facebook, o que facilita o uso e entendimento da ferramenta. Também possui um canal de troca de mensagens instantâneas, o Workchat.

Veja exemplo do Workplace:

Slack: é uma plataforma online e um outro exemplo de ferramenta que permite a troca de mensagens instantâneas, arquivos, conversa por voz e a segmentação do chat por grupos. Sendo assim uma alternativa mais profissional para o tão conhecido Whatsapp.

Gsuite: é um conjunto de aplicativos oferecidos pela Google que torna todas as ferramentas que conhecemos hoje de maneira mais profissional. Com ele você obtém acesso a um gmail personalizado da empresa, um drive que é compartilhado com todos os membros da equipe, o hangouts meet que é uma ferramenta de reunião online que para trabalho em home office é uma ferramenta essencial além de muitas outras ferramentas disponíveis para uso.

Objetivo e transparência

Com ferramentas para facilitar a comunicação e um contato diário com os membros da equipe, o próximo passo é sempre deixar claro o motivo deles realizarem aquele trabalho. Também sempre deixar bem definido o objetivo do projeto e em qual resultado a equipe pretende chegar no final do projeto.

Ter transparência em todas as decisões e conversas com a equipe é algo imprescindível durante o home office por isso é necessário ter o contato diário em reuniões de alinhamento.

As tomadas de decisões e as estratégias devem ser discutidas com a equipe para manter uma melhor transparência. É muito importante que todos os membros saibam de tudo que está acontecendo, pois caso não, isso pode acabar afetando o resultado final do projeto.

Divisão de atividades e motivação

Como parte da transparência, a divisão das atividades é muito importante para que todos saibam o que cada um está fazendo e qual a relevância daquela atividade que está sendo feita.

É importante nesse momento que a equipe entenda como cada atividade se encaixa e como deixar de fazer uma atividade impacta no projeto inteiro.

Deixar como as atividades se completam entre elas bem claro para os integrantes da equipe gera motivação e permite que se cobrem entre eles, caminhando para um resultado de sucesso de maneira mais saudável e competitiva.

Cronograma

Como toda atividade, ela tem um prazo para ser entregue. Para manter a transparência com a equipe e a motivação entre os membros, deve-se criar um documento ou planilha onde todas as atividades estejam listadas, com os responsáveis por cada atividade e a data de entrega de cada atividade.

Este documento deverá ser atualizado todo dia durante o rito diário. Identificando assim a situação de cada atividade, esteja ela sem iniciar, em andamento, suspensa, atrasada ou finalizada.

Há metodologia ágil de gerenciamento de projetos que trabalha muito com cronogramas e divisão de atividades. O Scrum é muito utilizado em empresas para facilitar todo o trabalho de gerar outros documentos, serve como transferências de conhecimento para próximos projetos e ainda realiza ritos diários para discussão dos resultados alcançados. Muito viável e visível para projetos em home office em que a equipe precisa estar engajada.

Ritos de gestão

Com todas as ferramentas aplicadas, aplicar ritos de gestão diários são extremamente importantes para conseguir acompanhar e avaliar junto com a equipe como está o andamento do projeto e serviço.

Ritos diários de gestão são momentos da 10 a 15 minutos onde a equipe se junta junto com o gerente do projeto e discute o que foi feito no dia anterior. Também utilizado com a metodologia Scrum, os ritos seguem um padrão de algumas perguntas:
– O que foi feito?
– O que está sendo feito? Está tendo dificuldades?
– O que será feito?

Com essas perguntas ficam muito mais fácil auxiliar no dia a dia das pessoas que estão trabalhando em casa. Todos conseguem saber o que está sendo feito e conseguem enxergar um propósito para todo o serviço que está sendo prestado. Lembrando também que cabe ao gerente de projetos preencher o cronograma diariamente para que todos tenham à vista o que está sendo feito durante o tempo do projeto.

Um repasse muito importante que deve ser aberto no rito é o repasse de feedbacks positivos e ou caso seja necessário construtivo para a equipe. Saber ouvir é um fator fundamental para o gerente, então se demonstre aberto para ouvir o que a equipe tem a dizer sobre qualquer assunto e procure sempre melhorar e resolver o que está sendo repassado.

Caso queira mais detalhes sobre feedbacks, temos um texto que explica tudo sobre esse assunto: Feedback: O que é e porquê aplicar em sua empresa.

Conclusão

Quando se trata de trabalhar em casa, pode haver grandes complicações para o gerenciamento da sua equipe. Porém com o uso das ferramentas certas e sendo bem claro com sua equipe, o engajamento e a motivação se tornam consequências.

Manter o engajamento da equipe é uma função muito importante para o gerenciamento. Sem isso, o projeto não flui e nenhuma das ferramentas apresentadas se torna efetiva. Mantenha a comunicação clara e a motivação entre a equipe que o sucesso do projeto e os resultados serão alcançados sem sair de casa.

AUTOR: GUSTAVO SILVEIRA – Assessor de Projetos

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