O mapeamento de processos é uma análise feita em algum processo, que busca entender e estudar todas as etapas do procedimento realizado. Ele pode ser feito em uma indústria, em um escritório, em uma loja, até mesmo dentro de casa, não há restrições. Basta ter algum processo e ele poderá ser aplicado para atingir seus objetivos.
Muitas vezes em um comércio, em uma indústria ou em empresas no geral há certos processos que poderiam ser modificados para alcançar melhores resultados. Porém várias empresas se acostumam com seu jeito de trabalhar e não enxergam que alguma mudança, mesmo que mínima, poderia fazer uma grande diferença.
Por isso uma boa forma de mudar esta situação é utilizar o mapeamento de processos como solução.
Fluxograma
Para atingir seus objetivos é necessário seguir um passo a passo de como é feito o mapeamento:
Compreender os processos
Esta é a primeira etapa do mapeamento, ela é feita para entender como é o funcionamento de cada processo para compreender melhor o todo. Normalmente é feito um fluxograma detalhado de cada etapa e elas são estudadas profundamente para analisar onde pode haver um problema ou onde poderia melhorar algo. É nessa hora que todo o resto vai ser determinado.
Melhorar os processos
Depois de entender o processo é necessário melhorá-lo. Para isso, são utilizadas diversas ferramentas que chegam nas causas de cada problema e assim fica mais simples de resolvê-los, porque eliminando as suas causas principais, consequentemente os problemas são eliminados também. Esta etapa é mais para pensar nas melhorias, mas ainda elas não foram colocadas em prática.
Transformar os processos
Após a melhoria, que é mais teórica, vem a transformação, que é quando as mudanças são postas em prática.
Essas transformações podem acontecer de pequena a grande escala como, por exemplo, um layout diferente da posição das máquinas em uma indústria, trocar de fornecedor, porque talvez os problemas estão ocorrendo por causa da matéria prima utilizada, capacitar melhor seus funcionários, resolver algum problema estrutural, como uma infiltração. Existem milhares de possibilidades.
Padronizar os processos
Para manter uma organização é imprescindível que haja uma padronização, principalmente quando envolver diversas pessoas, diversos procedimentos para que não tenha bagunça ou dúvidas.
Com a padronização os funcionários têm mais noção de seus escopos, os tempos de cada processo são otimizados, a qualidade do produto final é mantida e evita diversos erros.
Documentar os processos
Por fim, é importante montar um documento no qual explica cada procedimento para que os funcionários estejam alinhados, cientes de como deve ser executada cada ação e de como tudo vai ocorrer, além disso qualquer dúvida ou discussão referente aos processos é só conferir no documento;
Com o mapeamento de processos finalizado, você pode resolver diversas situações na sua empresa, entre elas estão:
1 – Otimizar o tempo de alguma tarefa
Já percebeu que algumas vezes os seus processos são muito lentos ou que poderiam se tornar mais ágeis? Talvez o problema esteja em alguma parte do seu processo que esteja sendo executada de forma errada, possivelmente pode ser algum funcionário que não tem muito bem definida sua função e isso demanda tempo que ele poderia estar fazendo algo, pode haver milhares de motivos e com o mapeamento isso consegue ser resolvido facilmente, porque as ferramentas que ele utiliza, como um diagrama de Ishikawa, leva a pessoa diretamente às possíveis causas dos erros.
2 – Reduzir os custos de produção
Muitas empresas possuem problemas com estoque, quantidade de matéria prima, não sabem exatamente o que têm, o que é gasto e com o que se é gasto, por isso um mapeamento seria essencial nestes casos, porque ele tem total controle do que está acontecendo na sua indústria, no seu comércio, então fica fácil de identificar para onde está indo cada centavo, quanto custa cada item, etc.
E assim os custos de produção reduziriam, já que diversos itens que fossem julgados desnecessário seriam eliminados.
Reduzir custos de estoque em sua empresa é algo fundamental, e nós temos um artigo dedicado! Acesse: Custos do estoque da sua empresa, 5 Maneiras de reduzi-lo
3 – Ter maior controle sobre os procedimentos e produção
O mapeamento surge exatamente para entender como funciona cada processo e assim ele gera um grande monitoramento sobre tudo o que ocorre.
A partir disso, tendo total noção e compreensão do que acontece, há um maior controle dos processos e produção, ainda mais depois da padronização, pois qualquer ato fora do que foi estipulado fica muito mais visível, porque o sistema sai de harmonia então fica claro tudo o que dando certo e errado no seu processo.
4 – Melhorar a qualidade do produto final
Uma das grandes vantagens de se fazer um mapeamento de processos é esse, a qualidade do seu produto final. Com os problemas resolvidos e entendidos o reflexo disso vai surgir no produto final, já que o mínimo de coisas vai dar errado e talvez ocorra até uma troca de fornecedores, com um custo benefício melhor e mais apropriado que os anteriores.
Além disso, os custos da produção podem ser redirecionados para outras áreas como diminuir em uma etapa para investir mais na embalagem ou algo do tipo.
5 – Diminuir a quantidade de erros presentes em alguma etapa
Erros acontecem, isso é normal, porém se você tem um amplo controle, monitoramento, melhorias na produção e boas atualizações, eles diminuem, na verdade eles quase somem.
Tudo o que for dar errado provavelmente vai ser visto nas ferramentas que um mapeamento utiliza, então a previsão de problemas e o fim dos erros antigos garantem que o processo seja o melhor possível, com equívocos mínimos.
6 – Evite Desperdícios com o Mapeamento de Processos
Assim como ele pode reduzir os custos de produção, pelo mesmo motivo ele evita desperdícios. Não há como ter desperdícios em um ambiente controlado e que foi entendido, porque tudo tem q fazer sentido e o que não fizer precisa estar fora do processo, ser eliminado.
Este ponto é muito importante, porque tudo o que é desperdiçado é um dinheiro que não tem nenhum retorno futuro. É um dos piores gastos e custos que uma empresa pode perder dinheiro.
7 – Esclarecer e padronizar o que cada funcionário e/ou máquina deve fazer
Um ponto muito importante e que faz toda a diferença em um processo é esclarecer e padronizar as funções de cada um. No chão de fábrica é mais fácil de visualizar a tarefa de cada um, mas quando se trata de um escritório a realidade é outra, porque muitas vezes os escopos de cada um se confundem e um faz o que o outro deveria fazer, não é muito bem especificado e isso pode causar alguns impasses e perda de tempo.
Depois que o mapeamento é feito essas possíveis dúvidas desaparecem, pois ficam claras as tarefas que cada pessoa precisa realizar.
8 – Gerar mais lucro!
Por último, mas não menos importante que os outros itens está o “gerar mais lucro”, que é provavelmente o mais visado pelas empresas. Seguindo todas as vantagens é alcançado um lucro maior de forma natural.
Se tudo que estiver dando errado se resolver, otimizar o tempo, melhorar tudo que for possível, não tem como aumentar seus gastos. Claramente seu negócio vai melhorar e ter outras perspectivas sobre o futuro da empresa.
Então sempre que estiver perdido com seus processos e pensar em melhorá-los, busque um mapeamento de processos, que muitas vezes é uma solução viável e certeira!
EJEM
Por fim, esse material foi produzido pela Empresa Júnior Engenharia Mackenzie. É uma empresa sem fins lucrativos, formada apenas por graduandos da Escola de Engenharia Mackenzie. Foi fundada em 2011 por alunos que buscavam ser protagonistas da própria história, impactar a vida de seus clientes e desejavam ter algo além da experiência em sala de aula.
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