Dashboard: o que é e como utilizar?

Um grande desafio das empresas atualmente é saber como fazer um diagnóstico da empresa em uma espécie de relatório, onde nele teria todas as informações e indicadores facilmente interpretados. Pensando em uma situação real, supondo que você é o dono de um negócio, mas está em busca de novos parceiros e investidores para alavancagem do mesmo. Como que você apresentaria sua empresa, seus indicadores e projeções para próximos anos? Bom, se você respondeu dizendo que é através de um relatório impresso, ou até somente na linguagem verbal, muito provavelmente não sabia o que é uma dashboard de Business Intelligence. É sobre esses dashboards que vamos conversar durante esse texto.

Dashboard: o que é?

Dashboard é um painel interativo com um conjunto de métricas e indicadores relevantes sobre um determinado contexto da sua empresa. As informações contidas nele são apresentadas de maneira mais visual possível, facilitando o rápido entendimento delas.

O objetivo do dashboard, é possibilitar o acompanhamento dos resultados de uma empresa para uma maior assertividade nas tomadas de decisão. Porém, para desenvolvê-lo, é necessário entender as principais etapas e dicas, ferramentas necessária e um breve entendimento de Business Intelligence e Análise de Dados para sua empresa.

Além dessas premissas, o que realmente vai impactar na assertividade do dashboard é o seu entendimento sobre o negócio ao qual serão desenvolvidos painéis. É preciso entender muito bem o modelo de negócio, as metas e objetivos da empresa, seus principais indicadores para saber qual é o principal tipo de dashboard para se utilizar.

Tipos de dashboards

Dashboard Operacional

Os dashboards operacionais mostram os indicadores relacionados a um processo operacional daquele setor e que devem ser acompanhadas por analistas para realizarem otimizações em seus trabalhos e, assim, permitir um aumento de performance naquele processo.

Para dar um exemplo podemos observar o processo fabril de produção de algum produto ou uma categoria de produtos ou até uma análise de atendimento ao cliente de um setor de telemarketing.

Veja um exemplo de um dashboard operacional:

Dashboard Tático

Os painéis táticos têm maior foco para a análise departamental de uma empresa, que normalmente gerentes e lideranças do setor que o analisam. Nesse contexto, o dashboard tático permite o acompanhamento de indicadores que permitam aos gestores tomar decisões de médio prazo.

Um exemplo de dashboard tático, são dashboards de indicadores gerais de um setor como por exemplo o de RH, com análises de Turnovers, salários por colaboradores, satisfação dos mesmos. Ou até um dashboard financeiro por exemplo.

Veja um exemplo de dashboard que realizei para a empresa:

Dashboard Estratégico

Como o próprio nome já diz, utiliza-se um dashboard estratégico para traçar estratégias e medir objetivos gerais da empresa. Para isso, é necessário colher informações táticas dos outros setores como respaldo para a criação desse painel. Esse é o dashboard mais cobiçado pelos grandes tomadores de decisões ao longo prazo, o executivos da empresa.

Voltando no nosso exemplo no começo, é exatamente esse tipo de painel que deve ser mostrado e analisado para a captação de grandes investidores. Portanto, tenho certeza que ao mostrar um dashboard estratégico bem estruturado, já será um bom caminho andado para a negociação ser um sucesso.

É muito importante que esse dashboard consiga transparecer um panorama geral da sua empresa em termos de metas e indicadores táticos, ou até mesmo os KPI’s, para que a interpretação se torne mais assertiva.

Veja um exemplo de dashboard estratégico:

Principais etapas para desenvolvimento dos dashboards

1 – Escolha dos indicadores mais assertivos.

Essa primeira etapa é essencial para o desenvolvimento dos dashboard. A ideia é fazer um brainstorm com a sua equipe para elencar as principais informações que devem estar no painel.

Para isso devemos nos fazer as seguintes perguntas:

• O que eu quero enxergar no meu painel?
• De que maneira eu quero enxergar no meu painel?
• Quais as melhores visualizações para meu painel?
• Da onde eu recebo os dado para criar meu painel?

Possíveis respostas para essas perguntas seriam:

• Vendas, faturamento, fluxo de caixa, turnovers, ticket médio, contas a receber/pagar;
• Por cliente, por produto, por conta bancária, por colaborador, por um intervalo de tempo (mês, ano), por lugar;
• Gráfico de barras, gráfico de dispersão, tabela, matriz, mapa;
• Planilhas no Excel, arquivos de texto, banco de dados (MySQL, Azure), meu sistema, aplicativo.

Para responder essas perguntas da melhor maneira possível, é necessário ter um alto conhecimento dos processos da empresa ou pelo menos alguém que tenha um knowhow apropriado sobre o modelo de negocio dela. Isso garante que os indicadores escolhidos serão de fato efetivos para uma análise estratégica, tática ou operacional da empresa.

2 – Escolha da plataforma

No mercado há diversas plataformas que nos possibilitam a criação de dashboards interativos. Porém as plataformas que recomendamos são as de Business Intelligence, pois são as mais completas e apropriadas para a criação desses painéis.

Duas plataformas que estão recentemente no mercado, mas que tem potencial muito grande são Microsoft Power BI e o Tableau. Ambas são plataformas de Business Inteligence e que estão tendo uma aderência muito grande no mundo corporativo.

Outra plataforma mais madura no mercado é o próprio Excel, nela você pode criar seus dashboards já direto da fonte. Entretanto, ela não é tão completa, não há uma diversidade muito ampla de visualizações para seu painel e não é possível acessar seu dashboard através de um dispositivo remoto, no Power BI é viável.

3 – Importe os dados

Antes de começar a mão na massa importe todos os dados que julgar necessário para a construção das visualizações no seu dashboard. Por isso, deve-se ter em mente onde seus dados estão sendo localizados (pergunta feita na primeira etapa)

No caso das plataformas de BI, existe um leque muito grande de possibilidades de importação de dados, de arquivos até banco de dados estruturados. Caso você não tenha nenhuma pessoa na sua equipe com um conhecimento mais aprofundado sobre banco de dados, recomendo a importação por arquivos de dados, a complexidade é menor e o resultado será o mesmo.

Após a importação é muito importante que se não há erros ou incongruências nada nos dados importados para garantir a veracidade das informações nos painéis.

4 – Crie o esboço de seu painel

Com a ajuda de um lápis e papel você pode criar um esboço bem simplório que como seria seu dashboard. Se seus dons artísticos não são tão bons assim, você pode fazer direto na plataforma e ir testando os diversos tipos de visualizações.

A forma como será feito não interessa tanto, o mais importante é ter em mente qual é a melhor visualização para aquele indicador e como a disposição delas no seu painel vai impactar no fluxo de informação e interpretação daquele que o está observando.

Estudos dizem que uma tendência do fluxo visual das pessoas ao se depararem com uma tela cheia de informações segue um caminho em “Z”. Ou seja, começam olhando para o canto superior esquerdo, vão para o direito, cruzam até canto inferior esquerdo e a última coisa que visualizam fica no canto inferior direito, dessa forma:

Além disso, é muito importante ter um ponto de validação deste esboço com outras para entendermos se ela consegue ou não compreender os resultados e ao mesmo tempo colher feedback de como poderia deixá-lo mais assertivo

5 – Desenvolva a identidade visual e formatação

Essa é essencial para caso for utilizada em uma apresentação ou publicada em um local onde outras pessoas de fora da empresa tem acesso. Chegou o momento de dizer que todas as informações presentes são autênticas da empresa.

Por isso, nessa etapa deve-se adicionar ao perfil do seu negócio as cores e a formatação que mais se adequam, não esquecendo obviamente do logo da empresa, que é preferível que esteja no canto superior esquerdo de modo que seja a primeira coisa que o espectador observa.

Além dos logo, pode-se adicionar imagens e texto referente a sua marca para aumentar a autoridade do seu dashboard.

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Lembrem-se, “aquilo que não pode ser medido, não pode ser gerenciando” e uma empresa que não se baseia em dados, é uma empresa com gestão defasada.