6 dicas para conduzir reuniões que funcionam

As reuniões são boas e necessárias para todas e qualquer tipo de organização. Algumas são fundamentais para a colaboração e a tomada de decisões críticas e a notícia que eu trago para você é que a grande maioria das empresas pode melhorar radicalmente a qualidade das reuniões agendadas. Para isso, basta adotar as 6 dicas simples e comece a conduzir reuniões que funcionam.

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1) Antes de marcar uma reunião, veja se é a melhor opção

Reuniões são uma boa opção para compartilhar opiniões e chegar a uma decisão em grupo, entretanto para botar no papel uma estratégia, por exemplo, não são tão boas. Por isso, fique sempre atento com o objetivo da reunião, veja se ela é realmente a melhor solução para o objetivo.

2) Defina pautas com clareza e seletividade

Reuniões sem pauta trazem a ideia de falta de prioridade, segundo o livro Tempo, Talento e Energia, um estudo revelou que 32% das reuniões não têm qualquer programação e 29% tinham uma pauta por escrito compartilhada com os participante. Por isso, trabalhe sempre com pautas, pois além de definir prioridades, fica claro o que é possível postergar ou ignorar. 

3) Exija preparação prévia dos colaboradores para a reunião

Envie as pautas e materiais que serão discutidos na reunião com antecedência, não deixe com que as pessoas participem sem ter se preparado. Dessa forma, o tempo destinado ao encontro será reduzido consideravelmente. Assim será mais fácil de conduzir reuniões.

4) Seja metódico na hora de conduzir a reunião

Deixe claro o objetivo do encontro. Ou seja, informe o papel de cada colaborador, monte uma planilha com todas as decisões tomadas e se a planilha acabar vazia se questione sobre o porquê da reunião. Comece na hora marcada, visto que um atraso de 5 minutos em uma reunião de 1 hora significa 8% do tempo reservado. Tenho certeza que nenhum gestor permite 8% de desperdício em qualquer outra área sob sua responsabilidade.

5) Sempre que possível, tente encurtar a reunião

Em média, uma pessoa é capaz de se manter concentrada em um assunto por 18 minutos, por isso os famosos TED duram no máximo 18 minutos. Por isso, uma dica para captar a atenção novamente dos funcionários é mudar o assunto. 

6) Não tenha medo de cancelar a reunião se ela não estiver indo a lugar algum

Pode parecer um estilo seco, mas tenho certeza que estará fazendo o melhor para a organização. Se você perceber que os participantes estão despreparados ou que o foco e produtividade da reunião começa a cair termine a reunião e evite que mais tempo e dinheiro seja desperdiçado em uma reunião que não trará o resultados desejado.  

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